Email na domenu firme: zašto ne Gmail, koje opcije postoje i kako da poruke ne završe u spamu

Email na domenu firme – adresa oblika ime@vasafirma.rs umesto vasafirma123@gmail.com – sitnica je koja utiče na utisak koji ostavljate. Kupac koji dobije ponudu sa poslovne adrese odmah vidi da iza nje stoji firma sa sajtom, a ne privremeni nalog. Ali poslovni email nije samo pitanje imidža: važno je i gde se pošta čuva, ko ima pristup kada zaposleni ode i da li vaše poruke stižu u inbox ili u neželjenu poštu. U ovom tekstu objašnjavamo koje opcije postoje i šta su SPF, DKIM i DMARC, bez nepotrebnog tehničkog žargona.

Zašto email na domenu umesto besplatne adrese

Besplatne adrese su odlične za ličnu upotrebu, ali za firmu imaju nekoliko slabosti:

• Poverenje – adresa na domenu deluje ozbiljnije, posebno kada šaljete ponude, fakture ili odgovarate na upite sa sajta.
• Kontrola – adrese na domenu pripadaju firmi. Kada zaposleni ode, vi zadržavate adresu i prepisku, umesto da ostanu na njegovom privatnom nalogu.
• Doslednost – svi zaposleni imaju adrese istog oblika, a opšte adrese poput info@ ili prodaja@ mogu da se preusmere na pravu osobu.
• Isporučivost – na svom domenu možete podesiti SPF, DKIM i DMARC, što pomaže da poruke stignu u inbox.

Preduslov je da imate svoj domen. Ako ga još birate, pogledajte tekst kako izabrati domen za firmu – kratak i lako izgovorljiv domen je posebno važan kada ga ljudi prepisuju u email adresu.

Koje opcije postoje

Email na domenu može da radi na više načina. Ne postoji jedno rešenje za sve – zavisi od broja zaposlenih, načina rada i budžeta.

Cene pretplata se menjaju i zavise od paketa, pa ih proverite direktno kod dobavljača. Za firmu sa dvoje-troje zaposlenih email uz hosting može biti sasvim dovoljan, dok firmama koje intenzivno rade sa dokumentima i kalendarima više odgovara Workspace ili Microsoft 365. Kako izabrati hosting, pisali smo u tekstu koji hosting izabrati.

Moguće je i da pošta i sajt budu kod različitih dobavljača – sajt na jednom hostingu, a email kod Google-a ili Microsoft-a. To se podešava kroz DNS zapise domena i često je najstabilnije rešenje, jer problem na jednom mestu ne ruši drugo.

SPF, DKIM i DMARC – jednostavno objašnjeno

Ovo su tri DNS zapisa koji pomažu serverima primaoca da provere da je poruka zaista poslata sa vašeg domena. Bez njih vaše poruke češće završavaju u spamu, a neko drugi lakše može da šalje lažne poruke u vaše ime.

• SPF (Sender Policy Framework) – spisak servera kojima je dozvoljeno da šalju poštu u ime vašeg domena. Ako poruka dođe sa servera koji nije na spisku, primalac to vidi kao sumnjivo.
• DKIM (DomainKeys Identified Mail) – digitalni potpis na svakoj poruci. Primalac proverava potpis pomoću javnog ključa objavljenog u DNS-u i zna da poruka nije menjana usput.
• DMARC – pravilo koje kaže šta primalac treba da uradi sa porukom koja ne prođe SPF ili DKIM proveru: da je pusti, pošalje u spam ili odbije. DMARC može i da vam šalje izveštaje o tome ko šalje poštu u ime vašeg domena.

Veliki email servisi poslednjih godina sve strože traže ove zapise, posebno od onih koji šalju veći broj poruka. Tačni zahtevi se menjaju, pa pratite uputstva svog email dobavljača.

Kako to podesiti u praksi

1. Izaberite email servis i u njegovim uputstvima pronađite tačne vrednosti za MX, SPF i DKIM zapise.
2. Unesite zapise u DNS – tamo gde se upravlja domenom (kod registra ili hosting provajdera). MX zapisi određuju gde stiže pošta.
3. Jedan SPF zapis – ako šaljete poštu sa više mesta (poslovni email, newsletter servis, web shop), svi moraju da budu u istom SPF zapisu. Dva odvojena SPF zapisa su česta greška i kvare proveru.
4. DMARC počnite blago – prvo pravilo koje samo prati i šalje izveštaje, pa kada vidite da sva legitimna pošta prolazi, postepeno ga pooštrite.
5. Proverite rezultat – pošaljite poruku na neku adresu i u zaglavlju poruke pogledajte da li SPF, DKIM i DMARC imaju status „pass“.

Pri promeni email dobavljača pažljivo planirajte prelazak MX zapisa i prenos stare pošte, da se poruke ne bi izgubile u prelaznom periodu.

Pošta sa sajta i newslettera

Poruke sa kontakt forme, potvrde porudžbina iz web shopa i newsletteri takođe se šalju u ime vašeg domena. Česta situacija: sajt šalje poruke direktno sa servera, bez odgovarajućeg podešavanja, pa potvrde porudžbina završavaju u spamu ili uopšte ne stižu. Rešenje je da sajt šalje poštu preko SMTP servisa ili vašeg email naloga, a da taj servis bude uključen u SPF i DKIM.

Ako vam upiti sa sajta „nestaju“, proverite i to – više o tome u tekstu kontakt forma koja donosi upite. Za newslettere se obično koristi poseban servis, uz sopstvena podešavanja domena, kako je objašnjeno u tekstu email marketing za male firme.

Dobre navike za poslovni email

• koristite dvofaktorsku autentifikaciju na svim nalozima;
• opšte adrese (info@, prodaja@) vodite kao deljene sandučiće ili aliase, a ne kao nalog sa lozinkom koju svi znaju;
• kada zaposleni ode, ne brišite odmah nalog – preusmerite poštu ili je prebacite drugom kolegi;
• jasno odredite ko ima administratorski pristup email servisu i DNS-u;
• budite oprezni sa porukama koje traže lozinke ili hitne uplate, čak i kada izgledaju kao da stižu od kolege.

Zaključak

Email na sopstvenom domenu gradi poverenje, daje firmi kontrolu nad prepiskom i uz pravilno podešene SPF, DKIM i DMARC zapise pomaže da poruke stignu u inbox. Izbor servisa zavisi od veličine tima i načina rada, a podešavanje se radi jednom i zatim samo proverava. Ako želite da proverimo kako su podešeni vaš domen, email i slanje pošte sa sajta, pošaljite nam upit za besplatnu analizu i ponudu.