Online rezervacioni sistem: prednosti za uslužne delatnosti i smeštaj

Online rezervacioni sistem omogućava klijentima da sami izaberu uslugu, datum i vreme, bez telefoniranja i dopisivanja, dok vi u jednom kalendaru vidite sve zauzete i slobodne termine. Za stomatologe, fizioterapeute, trenere, salone, auto-servise, ali i apartmane, vile i male hotele, to znači manje propuštenih poziva, manje duplih rezervacija i više popunjenih termina. U tekstu objašnjavamo glavne prednosti, funkcije koje sistem treba da ima i kako se bira između gotove platforme i rešenja po meri.

Kome je potreban online rezervacioni sistem

Rezervacioni sistem ima smisla svuda gde prodajete vreme ili kapacitet. Grubo, postoje dve grupe korisnika:

• Uslužne delatnosti sa terminima: frizeri i kozmetičari, lekari i stomatolozi, psiholozi, fizioterapeuti, treneri, škole jezika, auto-servisi i vulkanizeri, konsultanti.
• Smeštaj i iznajmljivanje: apartmani, sobe, vikendice, kampovi, iznajmljivanje vozila, opreme ili sala za proslave.

Kod prve grupe rezervišu se sati i minuti, kod druge noćenja ili dani. Logika se razlikuje, ali cilj je isti: da klijent rezerviše odmah, u trenutku kad je odlučio, a ne sutra kad vas dobije na telefon.

Prednosti online rezervacionog sistema

Rezervacije stižu i kad ne radite

Veliki deo ljudi planira obaveze uveče ili vikendom. Ako je jedini način rezervacije poziv u radno vreme, deo tih ljudi će rezervisati kod nekog ko ima dugme „Rezerviši".

Manje prekida u poslu

Fizioterapeut sa pacijentom ili majstor ispod automobila ne može da se javi na svaki poziv. Sistem preuzima rutinski deo komunikacije.

Nema duplih termina

Kalendar automatski zatvara zauzeto vreme. Nema više dve osobe zakazane u isto vreme zbog greške u svesci.

Manje nedolazaka

Automatski podsetnici i mogućnost jednostavnog otkazivanja značajno smanjuju broj termina koji propadnu bez najave.

Bolji pregled poslovanja

Vidite koje usluge su najtraženije, koji dani su prazni i koliko rezervacija dolazi sa sajta. To pomaže pri planiranju smena, cena i promocija.

Funkcije koje dobar rezervacioni sistem mora da ima

Nisu svi sistemi isti. Pre izbora ili izrade, proverite ovu listu:

Sinhronizacija kalendara i podsetnici

Najveći strah vlasnika smeštaja je dupla rezervacija: gost rezerviše preko sajta, a isti datumi su upravo prodati preko Booking-a ili Airbnb-a. Rešenje je sinhronizacija kalendara, najčešće preko iCal linkova koje velike platforme podržavaju. Sistem na vašem sajtu tada preuzima zauzete datume sa platformi i šalje svoje rezervacije nazad. Treba znati da se ovakva sinhronizacija osvežava u intervalima, a ne u istoj sekundi, pa je kod veoma traženih termina dobro imati i ručnu proveru.

Kod uslužnih delatnosti važnija je veza sa kalendarom koji već koristite na telefonu. Kad se novi termin automatski pojavi u vašem Google kalendaru, ne morate da otvarate poseban program.

Podsetnici su funkcija koja se najbrže oseti u praksi. Uobičajena postavka je:

1. potvrda odmah posle rezervacije, sa svim detaljima i linkom za otkazivanje;
2. podsetnik dan pre termina ili, kod smeštaja, nekoliko dana pre dolaska sa uputstvom kako da vas pronađu;
3. kod usluga, opciono poruka posle termina sa molbom za ocenu na Google-u.

Depoziti i onlajn plaćanje

Depozit je najefikasnija zaštita od rezervacija koje se ne ostvare. Kod smeštaja je gotovo standard, a sve češće se koristi i za skuplje tretmane ili radionice. Plaćanje se može rešiti karticom preko platnog procesora koji radi sa domaćim bankama, a za manje delatnosti ponekad je dovoljno i uputstvo za uplatu na račun uz ručnu potvrdu. Opcije koje su dostupne u Srbiji opisali smo u tekstu o online plaćanju u Srbiji.

Uz depozit obavezno objavite jasna pravila: do kada se može otkazati bez troškova, šta se dešava sa uplatom i kako se menja termin. Jasna pravila smanjuju nesporazume više od bilo kakve tehnologije. Pošto sistem čuva imena, telefone i imejl adrese, potrebna je i politika privatnosti u skladu sa Zakonom o zaštiti podataka o ličnosti.

Gotova platforma ili rezervacioni sistem po meri?

Postoje gotove aplikacije za zakazivanje sa mesečnom pretplatom. One su brz početak, ali imaju ograničenja: dizajn je zajednički za sve korisnike, cena raste sa brojem zaposlenih, a rezervacije se često obavljaju na tuđem domenu umesto na vašem sajtu. Sistem integrisan u sajt vam daje punu kontrolu nad izgledom, pravilima i podacima, i doprinosi da sajt, a ne tuđa platforma, bude mesto gde klijenti dolaze.

Za jednostavno zakazivanje jedne osobe gotova aplikacija može biti sasvim dovoljna. Kada imate više zaposlenih, specifična pravila, više smeštajnih jedinica ili depozite, isplati se rešenje prilagođeno vašem načinu rada. Takve sisteme izrađujemo u okviru usluge izrade rezervacionih sistema, a primer primene u praksi pročitajte u tekstu o sajtu za frizerske i kozmetičke salone.

Bez obzira na izbor, uvođenje ide lakše ako se pripremite unapred. Napravite spisak usluga sa trajanjem i cenom, radno vreme svake osobe ili dostupnost svake smeštajne jedinice, pravila otkazivanja i tekstove poruka koje klijent dobija. Prvih nekoliko nedelja ostavite i telefon kao alternativu, a stalnim klijentima pošaljite kratku poruku sa linkom za rezervaciju. Dugme „Rezerviši" treba da bude vidljivo na svakoj stranici sajta, u Google Biznis profilu i u opisu profila na društvenim mrežama.

Zaključak

Online rezervacioni sistem nije luksuz rezervisan za hotele. Svaka delatnost koja prodaje termine ili noćenja dobija rezervacije van radnog vremena, manje nedolazaka i uredniji raspored. Ključ je u detaljima: tačan prikaz slobodnih termina, sinhronizacija kalendara, podsetnici i jasna pravila otkazivanja. Ako želite da procenite koje funkcije vašem poslu zaista trebaju i koliko bi koštalo rešenje po meri, pošaljite nam upit za besplatnu analizu i ponudu. Odgovaramo u roku od 24 sata.