Izrada sajta za javne beležnike: usluge, dokumenta i zakazivanje

Izrada sajta za javne beležnike nije isto što i izrada sajta za firmu koja se takmiči reklamama i akcijama. Javnobeležnička delatnost je uređena zakonom, tarifa je propisana, a posetilac ne traži „najbolju ponudu“, već jasan odgovor na pitanja: da li ova kancelarija radi ono što mi treba, šta da ponesem, kada mogu da dođem i koliko će to otprilike koštati. Sajt koji na ta pitanja odgovara mirno, tačno i pregledno štedi vreme i strankama i zaposlenima u kancelariji, jer smanjuje broj ponovljenih poziva i dolazaka sa nepotpunom dokumentacijom.

Ko dolazi na sajt javnog beležnika i šta traži

Stranke javnog beležnika su veoma raznolike, a mnoge od njih prvi put imaju posla sa ovom vrstom usluge:

• Kupci i prodavci nekretnina – solemnizacija ugovora, rokovi, šta je potrebno od dokumentacije.
• Građani kojima treba overa – overa potpisa, rukopisa ili prepisa, često hitno i „samo na pet minuta“.
• Naslednici – ostavinski postupak poveren javnom beležniku, uz mnogo nedoumica i emocija.
• Firme i preduzetnici – overe za registraciju, ugovori, punomoćja, zapisnici.
• Stariji sugrađani i njihove porodice – testamenti, ugovori o doživotnom izdržavanju, punomoćja.

Zajedničko im je da žele pouzdanu informaciju bez pravnog žargona. Sajt nije mesto za promociju u klasičnom smislu, već za informisanje i organizaciju. Sličan pristup važi i za druge pravne profesije, o čemu smo pisali u tekstu izrada sajta za advokate i konsultante.

Usluge opisane jasno i bez žargona

Najkorisniji deo sajta je spisak poslova koje kancelarija obavlja, sa po jednom kratkom stranicom ili odeljkom za svaki. Svaki opis neka odgovori na isti niz pitanja:

1. Šta je ta usluga – jednom ili dvema rečenicama, običnim jezikom.
2. Kada vam je potrebna – tipične životne situacije, na primer kupovina stana ili davanje punomoćja.
3. Ko mora da bude prisutan – sve ugovorne strane, svedoci, tumač ako neko ne govori jezik.
4. Koliko okvirno traje – sam čin i eventualno vreme pripreme isprave.
5. Šta se dešava posle – na primer dostavljanje ugovora katastru i poreskoj upravi, ako je to deo postupka.

Umesto prepisivanja članova zakona, prevedite proceduru u korake. Na kraju svakog opisa dodajte napomenu da su informacije opšte prirode i da konkretan slučaj treba proveriti sa kancelarijom.

Šta da ponesete: najvažnija stranica na sajtu

Dolazak bez lične karte, izvoda iz lista nepokretnosti ili punomoćja znači izgubljen termin i za stranku i za kancelariju. Zato spiskove dokumenata za najčešće poslove napravite kao posebne, lako štampive stranice. Pregledna tabela pomaže da stranka odmah vidi šta joj treba:

Tabela je primer strukture, a ne pravni spisak. Tačne zahteve uvek usklađuje sam javni beležnik prema važećim propisima i praksi. Dobra praksa je i napomena „Ako niste sigurni, pozovite nas pre dolaska“, uz telefon koji se klikom poziva sa mobilnog. Česta pitanja o dokumentaciji mogu da se okupe i na zasebnoj stranici – kako je napraviti korisnom, pišemo u tekstu FAQ stranica: česta pitanja.

Zakazivanje termina bez dugih poziva

Telefon u kancelariji javnog beležnika često zvoni bez prestanka, a veliki deo poziva se svodi na „kada mogu da dođem“. Online zakazivanje može da rastereti zaposlene, ali samo ako je pažljivo podešeno:

• za kratke poslove poput overe potpisa navedite da li je potreban termin ili se dolazi po redosledu;
• za složenije poslove forma neka traži vrstu posla, broj stranaka i da li je nacrt isprave već pripremljen;
• omogućite prilaganje nacrta ugovora ili dokumenata, uz jasnu napomenu o zaštiti podataka;
• pošaljite potvrdu i podsetnik dan ranije, sa spiskom dokumenata za taj posao;
• ostavite jasan način za otkazivanje ili pomeranje termina.

Ako kancelarija ne želi potpuno automatsko zakazivanje, forma „zahtev za termin“ na koju zaposleni odgovaraju potvrdom takođe je dobro rešenje. Prednosti i mane oba pristupa opisali smo u tekstu online rezervacioni sistem: prednosti. Kod svake forme koja prima lične podatke i dokumente obavezni su sigurna veza, ograničen pristup i jasno objašnjenje kako se podaci koriste.

Informacije o naknadama: korisno, ali uz ogradu

Nagrada i naknada troškova javnih beležnika određene su javnobeležničkom tarifom, pa je razumno da stranke žele da znaju okvirni iznos unapred. Na sajtu možete:

• objasniti od čega zavisi naknada, na primer od vrste isprave ili vrednosti predmeta;
• navesti link ka važećoj tarifi na zvaničnom izvoru;
• napomenuti da se uz nagradu mogu platiti i drugi troškovi, takse ili porezi koji nisu prihod kancelarije;
• ponuditi da stranka unapred dobije informaciju o iznosu za svoj konkretan slučaj.

Nemojte objavljivati iznose koje ne ažurirate redovno, jer se propisi i tarife menjaju. Svaka informacija o naknadama neka ima datum poslednje provere i napomenu da je informativna, a da je za tačan iznos merodavan obračun kancelarije u skladu sa važećim propisima. Pre objavljivanja sadržaja o naknadama i postupcima dobro je da ga pregleda sam javni beležnik ili pravnik, a za pitanja o dozvoljenom načinu oglašavanja konsultujte pravila komore.

Pristupačnost, lokacija i radno vreme

Među strankama ima mnogo starijih osoba i ljudi koji sajt otvaraju sa telefona dok stoje ispred zgrade. Zato su važni:

• čitljiv tekst – dovoljno velika slova, dobar kontrast, kratki pasusi;
• pristup za osobe sa invaliditetom – da li postoji lift ili rampa, na kom je spratu kancelarija;
• mapa i opis dolaska – ulaz, parking, najbliža stanica javnog prevoza;
• radno vreme – uključujući neradne dane i eventualne izmene tokom praznika;
• izlazak na teren – ako je moguć, na primer u bolnicu ili kućnu posetu, i šta je za to potrebno.

Osnovne smernice za pristupačnost sajta objasnili smo u tekstu pristupačnost sajta: WCAG osnove, a o prilagođavanju starijim posetiocima u tekstu sajt prilagođen starijim korisnicima.

Zaključak

Dobar sajt javnog beležnika je miran, tačan i praktičan: opisuje usluge jednostavnim jezikom, daje štampive spiskove dokumenata, olakšava zakazivanje, objašnjava naknade uz jasnu ogradu i ne zaboravlja pristupačnost. Ako želite sajt koji rasterećuje kancelariju i olakšava posao strankama, pošaljite nam upit za besplatnu analizu i ponudu.